Come si fa una relazione scritta: tutti i passaggi da seguire

Sei alle prese con la stesura di una relazione scritta e hai bisogno di informazioni su come realizzarla al meglio? Se ti stai chiedendo come si fa una relazione scritta, stai leggendo l’articolo giusto per te. In questa guida, lo staff dell’università online Niccolò Cusano di Siracusa ti spiegherà tutti i passaggi da seguire per scrivere una relazione efficace.

Pronto per cominciare? Perfetto, allora non perdiamo altro tempo e scopriamo come scrivere una relazione.

Relazione scritta: cos’è?

Prima di vedere come si scrive una relazione, partiamo dal concetto stesso di relazione scritta e dalla definizione fornita da Wikipedia:

La relazione è un testo che fornisce in modo dettagliato e oggettivo su un’attività di studio (o su un avvenimento di cui si è fatta diretta esperienza), oppure espone un argomento su cui si è raccolta un’apposita documentazione. Questa fonte di dati e notizie è dunque più complessa e preziosa di una comunicazione o testimonianza verbale.

Chiariamo subito che una relazione per essere davvero efficace deve possedere almeno queste tre caratteristiche:

• esporre i fatti in modo ordinato, chiaro e preciso
• dare spunti di riflessione
• offrire, dove possibile, soluzioni ad eventuali problemi esposti

In pratica la relazione è un documento che sintetizza i risultati di una ricerca, gli eventi di un’esperienza o i contenuti di un progetto. Un esempio di relazione potrebbe essere il report mensile del lavoro svolto da un’azienda. In questo caso, oltre a fornire dati relativi al lavoro svolto, vengono dati anche spunti di riflessione sull’andamento dell’attività e soluzioni ad eventuali problematiche emerse.

Come si fa una relazione scritta

Ora che abbiamo stabilito cos’è una relazione e quali sono le sue caratteristiche fondamentali, passiamo all’espetto tecnico. Vediamo quindi come si fa una relazione scritta e quali sono i passaggi da seguire per non perdere tempo.

Analizzare il target

La prima domanda che devi porti, prima ancora di iniziare a scrivere, è: chi leggerà la relazione?

L’analisi del target è un primo passaggio fondamentale, perché ti permette di stabilire quale stile adottare e quali informazioni inserire in base alla tua utenza.

Pensa ad una relazione scritta in ambito lavorativo: un conto è una relazione destinata al tuo team, un conto ai tuoi superiori. Probabilmente, per i tuoi superiori, alcuni elementi potrebbero essere superflui perché già noti.

A seconda di chi leggerà la tua relazione, dovrai fare una scelta in termini di stile e contenuto.

Definire gli obiettivi

Una volta delineato il target, il secondo passaggio è definire gli obiettivi. In pratica dovrai chiederti: quale messaggio voglio trasmettere con la mia relazione?

Per quale motivo scrivi una relazione? Quali argomenti trattare e quali escludere? È solo rispondendo a queste domande che potrai fare ordine mentale e stabilire cosa scrivere e in che modo.

Raccogliere fonti e documentazione

Se pensi di fare una relazione scritta improvvisando, commetti un grave errore. Anche se si tratta di un lavoro impegnativo, è importante raccogliere le fonti e la documentazione adeguata. Una relazione sarà davvero efficace se riuscirai a presentare prove a sostegno di ciò che affermi. A seconda dell’argomento che intendi presentare, ti consigliamo di cercare libri, articoli e riviste scientifiche che possono aiutarti ad argomentare la tua tesi.

Fare la scaletta della relazione

Passiamo finalmente alla parte operativa con un passaggio fondamentale, ovvero stabilire la struttura di una relazione.

Quando si realizza un documento formale, come una relazione scritta, bisogna seguire degli standard a livello strutturale. Fare la scaletta degli elementi da inserire è utile anche per una tua maggiore chiarezza mentale.

Di solito, la struttura di una relazione scritta è la seguente:

• titolo
• introduzione
• metodo di ricerca
• risultati
• discussione dei risultati
• conclusione
• referenze (bibliografia, fonti, ecc.)

Scrivere una bozza

Una volta che hai in mente quale deve essere la struttura della relazione, arriva il momento di scrivere. Il tuo compito è inserire le informazioni giuste nei blocchi giusti. Un compito apparentemente facile. Per questo, ti consigliamo di partire da un foglio bianco e cominciare a scrivere. Realizza quindi una prima bozza della tua relazione, senza badare troppo agli errori e alla formattazione (a questo penserai in un secondo momento).

Formattare e correggere

La tua bozza è finalmente pronta per la formattazione e la revisione.

Formattare un testo vuol dire renderlo visivamente piacevole, facile da leggere e da consultare. Gli elementi che dovrai impostare e utilizzare in tutto il documento sono:

• font (ovvero il carattere del testo)
• dimensione
• disposizione (a sinistra, centrato, a destra, giustificato)
• grassetto
• corsivo
• sottolineato
• colore
• elenchi puntati

Naturalmente non dovrai scrivere tutto allo stesso modo. Solitamente titoli e sottotitoli vengono formattati in grassetto e hanno dimensione maggiore del corpo del testo. Le citazioni spesso sono riportate in corsivo.

Per quanto riguarda la revisione, dovrai controllare che il testo non contenga errori e che i contenuti siano esposti in modo chiaro. Se una frase non ti appare corretta, modificala senza problemi. Se la disposizione dei paragrafi non ti sembra logica, cambiala. La revisione serve proprio a questo, ovvero migliorare.

Ora che hai tutte le informazioni utili su come si fa una relazione scritta, sei pronto per realizzare un lavoro chiaro ed efficace? A proposito di relazioni, leggi anche come scrivere la relazione finale di tirocinio.

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