Email professionale: consigli per scriverne una perfetta

Se scrivere un’email vi è sempre sembrato facile, dovete sapere che scrivere un’email professionale non è assolutamente un gioco da ragazzi.

In qualità di studenti dell’Università online Niccolò Cusano di Siracusa, sarà capitato anche a voi di scrivere un’email ad un docente, alla segreteria per chiedere informazioni o, se siete studenti lavoratori, di scrivere mail di lavoro.

In questa breve guida cercheremo di darvi consigli utili per scrivere email corrette.

Email professionale: tutto quello che devi sapere

L’email è uno degli strumenti di comunicazione più utilizzati dalle aziende per entrare in contatto con i proprio clienti, per lo scambio di corrispondenza tra colleghi, ma anche per la richiesta di informazioni da parte degli utenti finali.

Chi di voi ad esempio, non ha mai scritto un’email per richiedere informazioni ad una struttura alberghiera o per confermare la prenotazione presso un hotel?

Ecco, vi sarete accorti che, nel contattare chi non conoscete di persona e con cui non avete confidenza, vi siete dovuti sforzare di mantenere un certo tono formale, fare attenzione alla forma e probabilmente prima di cliccare il tasto Invia avrete riletto la vostra email più di una volta.

L’email è uno strumento immediato, rapido ed efficace: solo se utilizzato in maniera corretta può dare valore al messaggio e conferire un’immagine positiva e professionale al suo mittente.

Come scrivere un’email professionale: dal mittente ai saluti

Se vi siete chiesti più volte come scrivere una email formale o una email di lavoro, come iniziare, come salutare e che oggetto inserire, siete nel posto giusto. Prima di spiegare nel dettaglio ogni singolo punto, vediamo quali sono gli elementi più importanti che compongono un’email professionale:

1. Indirizzo di posta elettronica
2. Oggetto del messaggio
3. Saluto iniziale
4. Testo e forma del messaggio
5. Formule di saluto finale

Scegliere l’indirizzo di posta elettronica giusto

Sembrerà scontato, ma per scrivere un’email di qualsiasi tipo è necessario disporre di un indirizzo email e di un programma di posta elettronica. Molti di voi avranno configurato il loro account anni fa, quindi non sarà raro trovare nickname scherzosi o leggermente infantili tipo “farfallina94“.

Ecco, prima di scoprire come scrivere un’email formale, procuratevi un indirizzo di posta altrettanto formale. Nulla di speciale: basta il vostro nome e cognome per dare serietà al messaggio ed ottenere il risultato che speriamo. Esempio! Se vi chiamate Mario Rossi un indirizzo valido potrebbe essere mario.rossi@dominio.it

Scegliere l’oggetto del messaggio giusto

Dopo il mittente, l’oggetto è l’elemento che il destinatario vedrà per primo, ancora prima di aprire e leggere l’intero messaggio.

Per questo è importante che l’oggetto sia scritto bene: il suo compito è fornire con poche parole (di solito da 6 a 12) il succo del discorso e sollevare la curiosità del destinatario.

L’oggetto dovrà essere chiaro, sintetico, ben scritto e formale.

Esempio!

Se inviate la vostra candidatura per un posto di lavoro come segretario di un ufficio, un buon oggetto potrebbe essere:

“Candidatura spontanea per posto in segreteria”.

In questo modo il destinatario leggerà il vostro nome nella voce mittente e saprà da subito il contenuto del vostro messaggio.

Scegliere il saluto iniziale giusto

Iniziamo a scrivere la nostra email. Sappiamo a chi ci stiamo rivolgendo? E’ una persona che conosciamo personalmente? E’ una ditta e stiamo scrivendo ad un indirizzo generico?

Qualunque sia la risposta, bisogna iniziare un’email con un saluto di circostanza, possibilmente composto da un aggettivo di circostanza (Egregio, Gentile, Caro) seguito dall’appellativo (Dott. Bianchi, Professor Rossi) .

Vediamone velocemente le differenze.

“Egregio”: è l’aggettivo di circostanza più formale da usare quando non si conosce la persona o si vuole evidenziare un rapporto asimmetrico, nel caso di un docente o un cliente importante è la scelta migliore.

“Gentile”: è la formula intermedia da usare quando vogliamo essere formali e di solito si usa nel primo contatto con chi molto probabilmente avremo un rapporto più informale in futuro.

“Caro”: è la formula più informale da usare quando abbiamo più confidenza, come con un collega o un collaboratore.

Ricordatevi sempre di salutare all’inizio con un “Buongiorno” o “Buonasera”. Possibilmente evitate il “Salve” che appare sempre poco impegnativo.

Cosa scrivere nel testo dell’email e come

Dopo i saluti passiamo al cuore dell’email, il testo. Cercate di non perdervi in preamboli lunghi ed inutili. Presentatevi in modo formale e spiegate in poche parole il motivo della vostra email, indicando schematicamente fatti, date, luoghi e  dati che possano ricostruire facilmente la situazione ed il motivo del contatto.

Cercate di non essere prolissi o ridondanti: rischiate di annoiare il lettore.

Fate attenzione alla punteggiatura, alla sintassi e all’ortografia.

Scrivete, rileggete e correggete. Scrivere un’email professionale corretta può portare via anche parecchio tempo. Abbiate cura di ciò che state facendo e non siate frettolosi.

Scegliere la formula di saluto finale adeguata

Ogni email che si rispetti deve chiudersi con dei saluti di circostanza ed un ringraziamento alla persona che ci ha letto, alla sua disponibilità ed attenzione.

Se attendiamo risposta dobbiamo scriverlo chiaramente nel finale.

Formule brevi come “Cordiali saluti” o “Distinti saluti” sono più che adeguate.

Firmate sempre le vostre email lasciando anche i vostri contatti.

Se siete alle prese con email da mandare a professori universitari o datori di lavoro, fate tesoro di questi consigli. Scrivere un’email formale non è complicato, ma è sempre bene rispettare delle regole.

Nel caso qualcuno di voi avesse intenzione di presentare il proprio curriculum mezzo email, ecco validi consigli per scrivere una cover letter di successo.